Schneller und einfacher als per E-Mail lassen sich wichtige wie unnötige Informationen kaum austauschen bzw. verbreiten. Mails sind "Massenware", die den Büroalltag erheblich prägen. Wie Sie zeitsparend und effizient elektronisch kommunizieren, lernen Sie in diesem Workshop.
Das Entscheidende für eine zielgerechte und professionelle Kommunikation ist zuerst die Wahl des geeigneten Mediums. Vor allem der Gegensatz zwischen Emotionalität und Effizienz muss hier berücksichtigt werden. Streitigkeiten klärt man im persönlichen Gespräch, nicht mit einer Mail, schon gar nicht mit dem CC-Feld. Schwierige Entscheidungen können bestenfalls über elektronische Medien vorbereitet, keinesfalls aber getroffen werden. Es gilt:
Regel 1: Je komplexer die Situation ist, umso mehr Informationskanäle müssen genutzt werden.
Da E-Mails letztlich nur den Kanal der Schriftlichkeit nutzen und die Gefühlslage des Gegenübers zumeist nur wenig verständlich transportieren, sind sie auch nur für einfache Situationen zu empfehlen. Wenn es komplizierter wird, sollte der Versand der reinen Information daher stets von Erklärungen per Telefon oder einem persönlichen Gespräch begleitet werden.
Unbestreitbar sind die vielen Vorteile der Online-Kommunikation. Allen voran steht hier die sogenannte asynchrone Kommunikation: Ich schreibe meine Mail, wenn ich die Zeit dazu habe, mein Empfänger liest sie und beschäftigt sich damit, wenn er wiederum Zeit hat, und beantwortet sie – theoretisch – in der geringstmöglichen Zeitspanne. Im Gegensatz zum Telefonat wird der Empfänger nicht gestört und kann seine Antwort in Ruhe vorbereiten und schreiben. Und hierbei können wenige, oft verblüffend einfache Regeln den Umgang und die Arbeit mit E-Mails geradezu revolutionär verbessern. Im Folgenden finden Sie verschiedene, an der täglichen Praxis in Unternehmen orientierte Tipps für die effektive und optimierte Gestaltung Ihrer E-Mail-Kommunikation.
Regel 2: Erzielen Sie Aufmerksamkeit mit der richtig gewählten Betreffzeile.
Regel 3: Für den E-Mail-Text gilt: kurz und bündig, zugleich auch anschaulich und vielsagend.
Regel 4: Schreiben Sie für jedes Thema eine separate Mail.
Regel 5: Schreiben Sie mindestens so förmlich, wie Sie selbst angeschrieben wurden.
Regel 6: Nur wenn der Versand von Kopien einer Nachricht sinnvoll und berechtigt ist, verwenden Sie hierfür das CC-Feld.
Regel 7: Nach jedem Blick in den Posteingang folgt die erste Bearbeitung mit Hilfe des sogenannten AHA-Systems.
Regel 8: Sorgen Sie für eine effiziente Ordnerstruktur. Der Posteingang ist als Ablage selbst nicht geeignet.
Regel 9: Legen Sie Regeln zur automatischen Vorsortierung und zur Kennzeichnung Ihrer Mails an.
Regel 10: Ein schnelles Medium verlangt nach einer raschen Antwort.
Zusammenfassend darf man getrost behaupten, dass Schwierigkeiten im Umgang mit E-Mails und eine hohe Arbeitsbelastung nicht durch das Medium an sich verursacht werden. Vielmehr ist es der oft unprofessionelle oder unüberlegte Umgang mit den technischen Möglichkeiten, der mit zu einer gefühlten unnötigen Belastung führt. Jeder von uns kann aber durch den disziplinierten und professionellen Einsatz des Mediums die Akzeptanz für die Verwendung von E-Mails auch weiterhin erhalten und sogar deutlich verbessern.
von Peter Nuhn
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